Merkblatt über den Datenschutz  für ehrenamtlich Mitarbeitende der [GEMEINDENAME]  Stand DATUM

Wenn du im Rahmen deiner ehrenamtlichen Arbeit in [Gemeindename] regelmäßig mit personenbezogenen Daten arbeitest, muss die verantwortliche Stelle, also deine Gemeinde, dich auf das Datengeheimnis verpflichten. Hier bekommst du Informationen darüber, warum es beim Datengeheimnis geht und was der Sinn der Verpflichtungserklärung ist. 
Warum werden Ehrenamtliche auf das Datengeheimnis verpflichtet?
Wer uns, [Gemeindename] seine Daten anvertraut, hat Anspruch darauf, dass wir mit diesen Daten verantwortungsvoll umgehen. Das gilt zum Beispiel für den Umgang mit Kontaktdaten von Teilnehmenden einer Jugendfreizeit oder auch für Inhalte von seelsorgerlichen Gesprächen. Da in der Gemeinde auch Ehrenamtliche solche Aufgaben übernehmen, müssen sie sich auf das Datengeheimnis verpflichten. Das bedeutet natürlich nicht, dass wir unseren Ehrenamtlichen grundsätzlich misstrauen. Es ist vielmehr ein Qualitätsmerkmal für die viele ehrenamtlich geleistete Arbeit. Dass die betroffenen Personen Gewissheit darüber haben können, dass mit ihren Daten in [Gemeindename] verantwortungsvoll umgegangen wird und der Datenschutz in der alltäglichen Gemeindearbeit sowohl von Haupt- als auch von Ehrenamtlichen stets mitgedacht wird, zeichnet unsere Arbeit aus. 
Alle personenbezogenen Daten, zu denen du im Rahmen deiner Tätigkeit Zugang hast, sind grundsätzlich vertraulich zu behandeln. Das können z. B. Teilnehmerlisten, Fotos, Dateien, Akten, Gesprächsnotizen u. v. m. sein. Die Pflicht zur Vertraulichkeit besteht auch dann weiter, wenn du nicht mehr in [Gemeindename] mitarbeitest. 
Warum ist Datenschutz überhaupt wichtig?
Der Begriff Datenschutz ist etwas irreführend. Denn was wir schützen wollen, sind keine Daten, sondern Personen! Wir schützen daher personenbezogene Daten. Besonders durch die fortschreitende Digitalisierung entstehen immer mehr personenbezogene Daten. Unser Ziel ist es, mit diesen Daten so umzugehen, dass die betroffenen Personen nicht in ihrem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt werden. 
Im Gemeinden des Bundes Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden in Deutschland K.d.ö.R (BEFG), regelt die Datenschutzordnung des BEFG (DSO-Bund, einzusehen unter www.befg.de/dso), unter welchen Voraussetzungen Daten verarbeitet werden dürfen. In der DSO-Bund werden außerdem die Rechte der betroffenen Personen beschrieben und sie legt fest, wer über ihre Einhaltung wacht. 
Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Also z. B. Name, Geburtsdatum, Adressdaten, Beruf, Familienstand oder Gesundheitsdaten. Es sind aber auch Fotos, Videos oder Audioaufzeichnungen, auf denen Personen erkennbar sind. 
Wenn du also als Freizeitleiterin eine Teilnehmerliste bekommst, sind das personenbezogene Daten. Wenn du als Seelsorger ein vertrauliches Gespräch führst, sind die Gesprächsinhalte ebenfalls personenbezogene Daten. Und all diese Daten werden durch unsere Datenschutzregelungen geschützt. 
Was genau bedeutet „Verarbeitung“ von personenbezogenen Daten
 „Verarbeitung“ meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung; 
Kurz gesagt: Verarbeitung ist jede Form des Umgangs mit personenbezogenen Daten. Von der Erhebung bis zur Löschung. Und zwar völlig unabhängig davon, ob das manuell oder automatisiert geschieht. 
Wann dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden?
Im Datenschutz gilt das sogenannte Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet, dass eine Verarbeitung personenbezogener Daten nur zulässig ist, wenn die DSO-Bund oder eine andere Rechtsvorschrift das erlaubt oder anordnet oder wenn die betroffene Person eingewilligt hat. 
Wir legen Wert darauf, personenbezogene Daten möglichst sparsam zu erheben und sie einem möglichst kleinen Personenkreis und nur in dem Umfang zugänglich zu machen, wie es für die Erfüllung des jeweiligen Zwecks nötig ist. Dabei dürfen die Daten grundsätzlich nicht in einer Weise verarbeitet werden, die mit dem ursprünglichen Zweck der Erhebung nicht vereinbar ist. 
Was bedeutet das konkret?
Grundsätzlich musst du über alle personenbezogenen Daten, die du auf Grund deiner ehrenamtlichen Tätigkeit erfährst, Verschwiegenheit wahren. Du darfst z. B. nicht Familienmitglieder oder andere Personen über das Erfahrene informieren. (Dies gilt nicht, wenn die betroffene Person diese Daten selbst öffentlich gemacht hat.) 
Du musst auch sogenannte „technische und organisatorische Maßnahmen“ treffen, um personenbezogene Daten zu schützen. Bitte bewahre deshalb alle Informationen mit personenbezogenen Daten (z. B. Notizzettel, Karteikarten, USB-Sticks, etc.) stets sicher und verschlossen auf, damit ein unbefugter Zugriff Dritter nach Möglichkeit ausgeschlossen ist.
Falls du personenbezogene Daten auf deinen privaten Endgeräten (z. B. Laptop, Smartphone, Tablet) speichern möchtest, sprich das vorher mit der verantwortlichen Stelle, also der Gemeinde, ab und achte auf folgende Dinge: 
•	Schütze die Geräte durch Benutzerkennung und Passwort.
•	Achte darauf, dass auch Familienangehörige oder andere Personen keinen Zugriff auf die Gemeindedaten haben.  (Es können z. B. separate Benutzerkonten eingerichtet werden.)
•	Halte deine Software stets aktuell (z. B. Browser, Antivirusprogramme, Firewall).
•	Speichere nur die Daten, die du für deine Gemeindearbeit brauchst und lösche sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.
•	Mache regelmäßig eine Datensicherung. 
•	Sensible personenbezogene Daten auf privaten Endgeräten musst du verschlüsselt speichern. Dies gilt natürlich auch für Datensicherungen.
Wo erhält man weitere Auskünfte?
Wenn du weitere Fragen zum Datenschutz hast, kannst du dich an die hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und –Mitarbeiter in [Gemeindename] oder an den Datenschutzbeauftragten des Bundes Evangelisch-Freikirchlicher Gemeinden wenden (datenschutzbeauftragter@befg.de). 

Verpflichtungserklärung  auf das Datengeheimnis für ehrenamtlich Mitarbeitende der [Gemeindename]

Vorname, Name	

wird für die ehrenamtliche Tätigkeit in [Gemeindename] wie folgt auf das Datengeheimnis gemäß § 17 DSO-Bund verpflichtet: 
Es ist untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten (Datengeheimnis).
Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der ehrenamtlichen Tätigkeit fort.  Verstöße gegen das Datengeheimnis können rechtliche Konsequenzen haben.
Das Merkblatt „Merkblatt über den Datenschutz für ehrenamtlich Mitarbeitende in [Gemeindename]“  (Stand DATUM) wurde vor Unterzeichnung dieser Verpflichtungserklärung ausgehändigt. 
Mir ist bewusst, dass mein Name, meine Kontaktdaten und meine Funktion im GJW, in der ich mit personenbezogenen Daten in Berührung komme, im Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten gemäß §20 Abs.1 DSO Bund aufgenommen werden. Die Löschung dieser Daten aus dem Verzeichnis erfolgt bei der nächsten Aktualisierung nach meinem Ausscheiden aus der o.g. Funktion. 

Ort, Datum	

Unterschrift des/der Ehrenamtlichen	

Unterschrift/Stempel verantwortliche Stelle	

Original aufbewahren und Kopie sowie das Merkblatt an die ehrenamtliche Person aushändigen!