Author: MT

Vorlage: Anmeldung zu einer Gemeindefreizeit mit ausgedrucktem Anmeldeformular 

Ihr findet hier ein Formular für eine Freizeitanmeldung, sowie einen Vorschlag für die Formulierung in der Datenschutzerklärung eurer Gemeinde. 

Solltet ihr dem Formular weitere Daten ergänzen, müsst ihr sicherstellen, dass ihr die auch in die Datenschutzerklärung mit aufnehmt. 

Passt den Punkt „Anmeldung zu Veranstaltungen“ in eurem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten entsprechend an, bzw. nehmt ihn mit auf. 

Dieses Dokument dient lediglich als Ausgangspunkt für eure Freizeitanmeldungen und die Datenschutzerklärung. Für die datenschutzkonforme Umsetzung ist allein die Gemeinde als veranstaltende verantwortliche Stelle des BEFG verantwortlich.

Anmeldung zu [Freizeitname]

[Allgemeine Infos zur Veranstaltung inkl. Preis etc.]

□ Hiermit melde ich mich / meinen Sohn / meine Tochter für [Name der Veranstaltung] der [Name der verantwortlichen Stelle/Gemeindename] vom [Anfangsdatum] bis [Enddatum] in [Veranstaltungsort] an.

Informationen über die teilnehmende Person (Ggf. ergänzen/ streichen)

Vorname | | Nachname
Straße, Hausnr. | |
PLZ, Ort | | Geburtsdatum
Telefonnummer | | Handynummer
| | Geschlecht:  □ männlich     □ weiblich    □ divers

E-Mail-Adresse

Bei teilnehmenden Personen unter 18 Jahren:

Name eines Trägers der elterlichen Sorge | | Nachname eines Trägers der elterlichen Sorge
Straße, Hausnr. eines Trägers der elterlichen Sorge | |
PLZ Ort eines Trägers der elterlichen Sorge | | E-Mail-Adresse eines Trägers der elterlichen Sorge
Telefonnummer eines Trägers der elterlichen Sorge | | Handynummer eines Trägers der elterlichen Sorge

Wir machen bei [Freizeitname] Fotos und Videos

□ Ich bin damit einverstanden, dass bei [Freizeitname] Fotos und Videos von mir gemacht werden.

Ich bin ferner damit einverstanden, dass Fotos von mir für folgende Zwecke verarbeitet werden. (Zutreffendes bitte ankreuzen):

□ Zeigen bei „gemeindeinternen“ Veranstaltungen (z.B. Gottesdienste oder Gruppenstunden) und Veröffentlichung in gemeindeinternen Printprodukten („z.B. Gemeindebrief“)

□ Veröffentlichung auf der Internetseite der [Gemeinde/Gemeindegruppe und die jeweilige URL eintragen] 

□ Veröffentlichung auf den Social-Media-Kanälen von [Gemeinde/Gemeindegruppe sowie die betroffenen Social Media Accounts eintragen] 

□ Weitergabe an die anderen Teilnehmenden von [Gruppenname] in elektronischer Form.

□ Speichern für Archivzwecke der Gemeinde

Weitere Informationen (Nicht Zutreffendes streichen, Fehlendes ergänzen)

□ Ich ernähre mich vegetarisch/vegan.

□ Ich habe folgende Allergien/Unverträglichkeiten:

□ Ich kann schwimmen und darf mit Schwimmen gehen:

□ Ich muss folgende Medikamente nehmen:

□ Ich möchte gerne mit folgenden Personen in ein Zimmer/Zelt: 

□ Ich bin damit einverstanden, dass die angegebenen Daten und ggf. weitere Angaben, die von mir bezüglich [Freizeitname] gemacht werden, für die Durchführung der [Freizeitname] von [Gemeindename] verarbeitet werden. Die Datenschutzerklärung der [Gemeindename], insbesondere die mir zustehenden Rechte, habe ich unter [URL] eingesehen oder wurde mir schriftlich vorgelegt und ich bin damit einverstanden.

□ Ggf. Formulierung zu Teilnahmebedingungen und Infektionsschutz einfügen.

Datum | | Ort
Unterschrift Teilnehmer | | Ggf. Unterschrift Träger der elterlichen Sorge

Ergänzung für die Datenschutzerklärung
Diesen Text anpassen und in eure Datenschutzerklärung einfügen. Den Link dorthin in dem Anmeldeformular veröffentlichen!

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen der [Name der Verantwortlichen Stelle/Gemeinde] werden personenbezogene Daten des/der Teilnehmenden bzw. des/der Mitarbeitenden von uns erhoben und verarbeitet. Hierzu zählen:

[Alles auflisten; Streichen, was nicht zutrifft, hinzufügen, was fehlt]
•	Name, Vorname, Geburtsdatum und Geschlecht
•	Postanschrift 
•	E-Mail-Adresse 
•	Telefon-, Mobiltelefon- und Faxnummern (soweit angegeben)
•	Name und Kontaktdaten eines Erziehungsberechtigten (bei minderjährigen Teilnehmenden)
•	Angaben zur genauen Mitarbeit bei der Veranstaltung 
•	Informationen zum Status der Person (Mitglied, Freundeskreis oder Dauergast; soweit angegeben)
•	Unterscheidung in Mitarbeitende und Teilnehmende
•	Vorhandensein eines erweiterten Führungszeugnisses ohne Eintrag (nur bei Mitarbeitenden)

Außerdem werden bei der Anmeldung weitere, die konkrete Veranstaltung betreffende, Informationen erfasst und verarbeitet:
[Hier alles auflisten; Streichen, was nicht zutrifft, hinzufügen, was fehlt]
•	Eingang einer unterschriebenen Freizeitanmeldung und/oder Elternerklärung
•	Hinweise zur Speicherung auf der Warteliste
•	Hinweise bei Ausnahmen bzgl. des Mindest- bzw. Höchstalters
•	Zahlungseingänge
•	Zahlungsverzug
•	Rabatte und Rabattgründe
•	Anmeldung mit einer bestimmten Gruppe oder Mannschaft (soweit zur Auswahl angeboten)
•	Ausgewählte Workshops oder Sonderoptionen (soweit zur Auswahl angeboten)
•	Die Information, ob die teilnehmende Person schwimmen kann ist und/oder mit Schwimmen gehen darf.
•	Die Information, ob die teilnehmende Person an Unternehmungen (Ausflüge, Wanderungen etc.) teilnehmen darf
•	Anschrift und Erreichbarkeit des Hausarztes der teilnehmenden Person
•	Die Information, bei welcher Krankenkasse die teilnehmende Person versichert ist
•	Die Information, ob die teilnehmende Person gegen Wundstarrkrampf und FSME (Zecken) geimpft ist
•	Information zur Ernährungsgewohnheiten, z.B. ob sich die teilnehmende Person vegetarisch ernährt oder ob spezielle Lebensmittelunverträglichkeiten bestehen
•	Die Information, ob auf gesundheitliche Probleme Rücksicht genommen werden muss (Allergien, Behinderungen, Herzfehler, etc.) und ob die teilnehmende Person Medikamente einnehmen muss.
•	Weitere, die Veranstaltung betreffende Absprachen mit uns als Veranstalter

Diese veranstaltungsbezogenen Daten dienen der Sicherheit und dem Schutz der Teilnehmenden, der Sicherstellung einer reibungslosen Durchführung der Veranstaltung, sowie der Erfüllung des mit der Anmeldung abgeschlossenen Vertrags. 

Auf die bei der Anmeldung erhobenen Daten haben nur wir als Veranstalter Zugriff.

Im Zusammenhang mit der Veranstaltung, für die eine Person sich angemeldet hat, werden wir dieser Person gegebenenfalls per E-Mail oder postalisch weitere Informationen über die Veranstaltung (z. B. Anfahrtswege, Teilnehmerhinweise) zusenden.

Beantragen von Fördermitteln [Wenn zutreffend anpassen, sonst löschen]
Für einige Veranstaltungen können wir über die [Fördermittelgeber] Zuwendungen aus [Quelle der Zuwendungen] beantragen.
Dazu wird eine Teilnehmendenliste der von [Freizeitname] bei [Fördermittelgeber, inkl. Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse] eingereicht.
Die Daten dienen ausschließlich dem Nachweis der sachgerechten Verwendung der Zuwendung und sind zugleich Voraussetzung für deren Berechnung. Die Daten werden nach der zuwendungsrechtlichen Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren gelöscht.
Die Teilnehmendenliste enthält folgende Daten [anpassen!]: Namen, Anschrift, Alter, Nationalität, hauptamtliche oder ehrenamtliche Mitarbeit und Teilnahmedauer. (Freiwillig Geschlecht und weitere Kontaktdaten.)
Die Liste wird entweder bei der Veranstaltung von den Teilnehmenden selbst ausgefüllt und unterschrieben oder anhand der Anmeldungen von uns vorausgefüllt und bei der Veranstaltung von den Teilnehmenden unterschrieben. Die Teilnehmenden dabei über Zweck der Verarbeitung und Speicherdauer informiert [Das müsst ihr sicherstellen!].

Bildmaterial von Veranstaltungen
Wir sind als Veranstalter für Bildmaterial, das auf unseren Veranstaltungen erstellt wird, verantwortlich.
Die den Teilnehmenden und Mitarbeitenden in Bezug auf Bildmaterial zustehenden Rechte, können dieser Datenschutzerklärung entnommen [Nummer des Abschnitts einfügen, in dem ihr über die Betroffenenrechte aufklärt] und uns gegenüber geltend gemacht werden.